Het proces naar betalen
Stap 1 - stuur een betalingsherinnering
Uw klant betaalt niet? Is een klant een grote onderneming dan geldt een verkorting van de betalingstermijn voor grote ondernemingen per 1 juli 2022.
Uit onderzoeken van kleine en middelgrote ondernemers is gebleken dat het grootbedrijf een dominante machtspositie heeft en meestal eenzijdig via haar inkoopvoorwaarden bepaalt wanneer uw factuur wordt betaald. Het MKB verkeert meestal niet in de positie om een vuist te maken, omdat het risico wordt gelopen dat er geen zaken worden gedaan en een andere partij wordt ingehuurd die wel akkoord gaat met een betaaltermijn die soms wel oploopt naar 90 dagen. Het is geen verrassing dat de kaspositie van MKB’ers hiermee onder druk staat. Een gezond MKB is essentieel is voor de Nederlandse economie. De overheid heeft daarom ingegrepen en vanaf 1 juli 2022 wordt de betaaltermijn van grote ondernemingen verkort naar maximaal 30 dagen. Klik hier voor de originele tekst in het Staatsblad. Uiteraard kunt u ook zelf als MKB’er kortere betaaltermijnen afspreken met uw klant binnen het grootbedrijf.
Stel een vriendelijke betalingsherinnering op! Als dit niet tot betaling leidt, kunt u door naar de volgende stap.
Persoonlijk contact met uw klant
Wij adviseren u uw klant persoonlijk te benaderen over een openstaande vordering. Direct een aanmaning versturen waarin gedreigd wordt met invorderingsmaatregelen is meestal geen passende reactie. Een herinneringsbrief met het verzoek een openstaande rekening te betalen of een telefoontje is wel een passende actie. Hiermee demonstreert u een strikt en professioneel debiteurenbeleid. Vaak hebben ook uw klanten problemen met wanbetalers. Overleg met uw klant en zoek naar de oorzaak van een uitblijvende betaling om deze samen op te lossen.
Ingebrekestelling bij een B2B vordering of een WIK-brief bij een consument
Heeft u klant nog niet gereageerd op een betalingsherinnering of zijn gemaakte afspraken niet nagekomen, dan is het zaak om geen tijd te verliezen. Stuur dan een ingebrekestelling indien het een zakelijke klant is. Stuur een zg. WIK-brief als uw klant een consument is. De brief die aan alle wettelijke voorschriften voldoet en in de rechtspraktijk is getoetst, is gratis opvraagbaar. U ontvangt deze voorbeeldbrief per mail. Het enige wat u hoeft te doen zijn uw eigen gegevens in te vullen.
Richtlijnen
Het is belangrijk dat de WIK- brief voldoet aan de nieuwe richtlijnen voor aanmaningen:
- Geef de klant na ontvangst van de brief 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen.
- Vermeldt welk bedrag aan incassokosten in rekening worden gebracht indien betaling uitblijft.
- Als u deze brief via onze website opvraagt, dan ontvang u per mail een rekenmodule. De incassokosten worden automatisch berekend volgens de Wet Incassokosten (WIK).
- Wilt u na het verstrijken van de termijn Justice als derde partij inschakelen, vermeldt dit dan in de brief. Vaak is dit voor uw debiteur voldoende om alsnog te betalen.
Stap 2 - draag uw zaak over
Wilt u direct een zaak uit handen geven? Na ontvangst van de stukken gaan we snel en met daadkracht aan de slag, met respect voor uw klant.
Wat hebben wij nodig om een incassoprocedure te starten?
- als u hierover beschikt, éénmalig uw leveringsvoorwaarden (bent u een particuliere opdrachtgever, dan is dit niet aan de orde).
- een kopie van de overeenkomst.
- is er geen getekende overeenkomst, geef dan zoveel mogelijk informatie zodat wij kunnen vaststellen hoe de vordering tot stand is gekomen.
- factu(u)r(en), schuldbekentenis of andere stukken waaruit de vordering blijkt.
- e-mail(s) en eventuele correspondentie.
- telefoon- en/of GSM nummer(s), e-mailadres van een debiteur.
- een kopie van een ingebrekestelling of aanzegging incassokosten.
Stap 3 - buitengerechtelijke incasso
Wij leveren een inspanningsverplichting om het gevorderde bedrag te incasseren.
- Bij invorderingsprocedures streven wij ernaar de hoofdsom, rente en incassokosten op een debiteur te verhalen.
- Wij verzoeken debiteuren te betalen op de rekening van Stichting Derdengelden Justice.
- Indien het bedrag van de vordering volledig wordt betaald, dan is de procedure geheel kosteloos geweest, omdat een debiteur de incassokosten heeft betaald. Onder dergelijke omstandigheden ontvangt u van ons de hoofdsom en rente. De door een debiteur betaalde incassokosten komen ons toe als honorarium.
- Zonder aanvullende instructies kan naar ons inzicht een betalingsregeling met een debiteur worden getroffen. De hiermee gemoeide administratiekosten komen voor rekening van een debiteur.
- Bij een buitengerechtelijke procedure, maken wij wekelijks, ook bij betalingsregelingen, ontvangen bedragen over naar uw bankrekening. Op verzoek of op ons initiatief worden bij substantiële ontvangsten meestal nog dezelfde dag een afdracht gedaan.
- Na het indienen van uw eerste incasso-opdracht ontvangt u de inloggegevens voor het klantenportaal. Via een beveiligde webapplicatie heeft u 24/7 toegang tot alle lopende en gesloten dossiers.
B2B vorderingen
Bij zakelijke vorderingen alsook vorderingen waarmee een aanzienlijk bedrag is gemoeid, hanteren wij een korte en krachtige buitengerechtelijke procedure. Bij elke zakelijke vordering doen wij een verhaalsonderzoek. Wanneer dit naar onze inschatting bijdraagt aan het succes van een opdracht, kunnen wij ervoor kiezen om een debiteur in Nederland te bezoeken. Hiervoor geldt een tarief ad € 125,00 per bezoek + reiskosten op basis van € 0,50 per gereden kilometer, te berekenen vanaf ons vestigingsadres in Rotterdam. Binnen een termijn van 14 dagen dient de vordering te zijn betaald, of willen wij u duidelijkheid geven of uw debiteur tot betaling overgaat. Blijft betaling uit, dan bespreken wij de verschillende opties, waaronder gerechtelijke stappen.
Wat is uw verdere inbreng?
Onze inspanningen zijn erop gericht u te ontlasten. Dit betekent dat na een opdrachtbevestiging alle communicatie met een debiteur via ons verloopt.
- Neemt een debiteur tijdens de incassoprocedure contact met u op, dan adviseren wij u uw debiteur erop te wijzen dat alle contacten via ons lopen.
- Het is belangrijk dat u ons direct informeert indien uw debiteur aan u betaalt.
- Indien wij van u aanvullende instructies c.q. stukken nodig hebben, dan verzoeken wij u hierop direct te reageren.
- Justice is gehouden tot een vertrouwelijke behandeling van alle privacygevoelige gegevens, zowel van een opdrachtgever alsook van debiteuren. Justice zal er op toezien dat geen gegevens openbaar worden gemaakt aan onbevoegden noch worden gebruikt voor andere doelen dan die waarvoor in het kader van een incasso-opdracht danwel voor de wet zijn bedoeld. Voor zover u geen verzoek doet tot teruggave, worden gesloten dossiers uiterlijk na een termijn van 1 jaar vernietigd.
Stap 4 - gerechtelijke incasso
In het algemeen voeren wij een gerechtelijke procedure in uw opdracht en voor uw rekening. Indien u opziet tegen het financieren van deze procedure, beoordelen wij per zaak of wij een aanbod doen voor procesfinanciering.
Bij procesfinanciering kennen wij 2 varianten:
- U betaalt alleen het aan de rechtbank verschuldigde griffierecht en deurwaarderskosten.
- U betaalt helemaal niets. Justice financiert alle proceskosten.
Bij procesfinanciering werken wij op basis van No Cure No Pay. Ons honorarium wordt 100% vastgesteld op basis van het resultaat.
Stap 5 - deurwaarder inschakelen
Als een debiteur ook na een gerechtelijke uitspraak niet vrijwillig betaalt, dan geven wij opdracht aan de deurwaarder om executiemaatregelen te treffen.
Deurwaarder inschakelen
Een gerechtsdeurwaarder is als enige bevoegd ambtelijke werkzaamheden te verrichten, zoals het uitbrengen van een dagvaarding. Wij stellen een dagvaarding op en laten deze betekenen door een door ons geselecteerde deurwaarder. Indien een gerechtelijke procedure leidt tot een toewijzend vonnis (lees: beslissing van de rechtbank), dan stellen wij meestentijds een debiteur eerst in de gelegenheid vrijwillig te betalen.
Executiemaatregelen
Wij stellen een debiteur in de gelegenheid om het bedrag te betalen dat voortvloeit uit de gerechtelijke uitspraak. Blijft betaling uit, dan kan met een executoriale titel beslag worden gelegd op bedrijfsmiddelen, zoals bankrekeningen, onroerende goederen en bij private personen op loon, uitkering, spaargelden en andere vermogensbestanddelen.
Deurwaarder inschakelen via Justice
Wij hebben een netwerk van gerechtsdeurwaarders. Meer over het inschakelen van een deurwaarder leest u hier. U kunt ook het inschakelen van een deurwaarder met een gerust hart aan ons uitbesteden.
Stap 6 - uw vordering is betaald. Gefeliciteerd!
Wij ontvangen gelden op de rekening van de Stichting Derdengelden Justice.
Wij maken het uw toekomende bedrag over naar uw rekening. Dagelijks vinden afdrachten plaats van ontvangen gelden. In het klantenportaal kunt u te allen tijde lopende alsook afgesloten zaken inzien.
